이 장에서는 외부 데이터의 원본을 액세스로 가져오기와 액세스 개체를 외부로 내보내는 방법에 대해서 살펴본다.
- 데이터 가져오기 - 데이터 연결 - 데이터 내보내기
1. 데이터 가져오기
새로운 액세스 테이블로 데이터를 가져올 수 있다. 가져오기는 다른 형식의 데이터를 변환하여 액세스로 복사한다. 또한 데이터베이스 개체를 현재 액세스 데이터베이스나 액세스 프로젝트로 가져올 수도 있다.
● 엑셀에서 작성된 파일을 액세스 데이터베이스로 가져오기 한다.
① [파일]-[외부 데이터 가져오기]-[가져오기] 메뉴를 선택한다.
※ 그림을 클릭하면 확대해서 보실 수 있습니다.
② 가져오기 할 파일을 선택하고 [가져오기]를 선택한다.
③ 워크시트 표시에서 [상품명세] 시트를 선택하고 [다음]을 선택한다.
④ [첫 행에 머리글이 있음] 확인란을 선택하고 [다음]을 선택한다.
⑤ 별도의 테이블로 가져오기 위해 [새 테이블]를 선택하고 [다음]을 누른다. 현재 데이터베이스 있는 기존 테이블에 저장할 수도 있다.
⑥ 각 필드에 대한 정보를 변경할 수 있다. [다음]을 선택한다.
⑦ [액세스가 기본 키 추가]를 선택하면 [일련번호] 필드가 생성된다. [다음]을 선택한다.
⑧ [마침] 을 선택한다.
⑨ 엑셀파일을 액세스로 가져오기 되었다는 메시지가 나오면 [확인]을 선택한다.
⑩ 데이터베이스 창에 [백화점상품명세] 라는 테이블이 만들어져 있음을 확인할 수 있다.
⑪ 테이블을 열기한다.
<참고하기> 외부에서 데이터 가져 오기한 파일은 액세스 형식의 새로운 테이블이 생성되는 것이다. 따라서 새로 생성된 액세스 테이블을 수정해도 원본파일은 전혀 변화가 없다.
2. 데이터 연결
다른 응용 프로그램의 데이터를 직접 가져오지 않고 연결할 수 있다. 데이터를 연결하면 원본 프로그램과 액세스 데이터베이스 모두에서 보고 편집할 수 있다
● 엑셀에서 작성된 파일을 액세스 데이터베이스로 연결하여 가져오기 한다.
① [파일]-[외부 데이터 가져오기]-[테이블 연결] 메뉴를 선택한다.
② 가져오기 할 파일을 선택하고 [연결]을 선택한다.
③ 워크시트 표시에서 [상품명세] 시트를 선택하고 [다음]을 선택한다.
④ '첫 행에 머리글이 있음' 확인란을 선택하고 [다음]을 선택한다.
⑤ [마침] 을 선택한다.
⑥ 엑셀파일이 연결되었다는 메시지가 나오면 [확인]을 선택한다.
⑦ 데이터베이스 창에 연결된 테이블이 만들어져 있음을 확인할 수 있다.
⑧ 연결된 [백화점 상품명세 연결]을 열기 한다.
⑨ 디자인 보기로 화면을 전환하면 필드속성을 변경할 수 없다는 메시지를 볼 수 있다. 외부 데이터를 연결하여 가져오기 하면 원본 데이터의 속성을 그대로 유지하기 때문이다.
<참고하기> 테이블 연결은 단순히 외부 원본 데이터와 연결만 을 시키는 것으로 사용자는 마치 액세스 테이블에서 작업을 하는 것처럼 느끼지만 원본 데이터 형식은 계속 원래 작성한 프로그램의 속성을 유지한다. 액세스는 작업을 위해 잠시 데이터를 빌려다 쓴 것이므로 데이터를 작성한 원본 프로그램에서도 계속 사용할 수 있다.
3. 데이터 내보내기
액세스에서 만들어진 자료를 다른 데이터 형식으로 바꾸어서 보내는 기능으로 Dbase, Word, Paradox, Foxpro등의 데이터 형식으로 저장할 수 있다.
● 액세스 데이터베이스에서 [회원관리] 테이블을 엑셀파일로 저장하여 내보낸다.
① 데이터베이스 창에서 [회원관리] 테이블을 선택하고 [파일]-[내보내기] 메뉴를 선택한다.
② 파일이름을 [회원관리] 라 지정하고 파일형식을 [Micro Excel 97-2000]을 선택하고 [저장]을 선택한다.
③ 엑셀을 실행한 후 [회원관리.xls] 파일을 열어본다.
<참고하기> 엑셀 또는 워드로 내보내기를 실행하는 일이 빈번히 발생할 때는 [데이터베이스] 도구에서 [오피스연결:] 아이콘을 이용하는 방법이 빠르다.
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