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PART 2 : 오피스 사무관리
프로그램 -Ⅰ
일반적으로 Office라 하면 워드, 엑셀, 파워포인트, 액세스 라는 프로그램을 떠올리게 된다. 이들 프로그램은 가정이나 회사에서 기본 문서 작업이나 업무관리에 많이 이용하는 프로그램이기 때문에 주위에서 많이 접해 본 프로그램일 것이다. 이들 제품들이 Office XP 에서는 어떤 모습을 갖추고 있는지 새로워진 기능들을 살펴보도록 하자.
그럼, 먼저 Office XP의 개요와 새로워진 기능들에 대해서 살펴본 후 각 제품에 대한 특징들을 살펴보도록 하자.
1.Word 2002 ●
자동고침 스마트 태그
기존 버전에서의 자동고침은 글자가 오타가 난 경우 띄어쓰기를 잘못한 경우 워드에서 제공하는 자동고침 목록으로 오타가 나는 부분을 많이 줄을 수 있었다. 하지만 글머리 기호나 번호 매기기가 사용자의 의도와 상관없이 지정되면 해제하기 위해 다시 한번 선택을 해야 했다. 그러나 Word 2002에서는 자동고침 스마트 태그를 이용하여 자동고침이 실행됨과 동시에 기능을 일시적으로 취소하거나 혹은 해제할 수도 있으며, 자동고침 옵션 대화상자를 통해 다른 옵션들을 선택할 수 있다.
● 성명, 주소, 날짜 스마트 태그
이전 버전에서는 URL과 이메일 발신자 성명을 인지하고 이와 관련된 링크를 할당하는 기능이 있어 사용자들은 선택만으로 링크를 사용할 수 있었다. Word 2002에서는 이름은 물론 주소와 날짜까지 인식하는 기능을 보완시켰으며, 사용자들은 스마트 태그를 이용해서 이 항목들에 대한 추가 정보를 웹이나 다른 Office 응용프로그램에서 얻을 수 있게 된다.
 스마트 태그 동작단추를 클릭하면 다양한 옵션을 볼 수 있다.
● 번역 작업창
Word 2002는 문서상에서 번역기능을 제공한다. 각 외국어의 사전을 설치한 뒤 사용 가능하며 웹 상의 번역 서비스의 이용도 가능하다. 개별 단어는 물론 전 문서의 번역도 Word 2002에서 이루어진다.
번역 작업창에 번역을 하고 싶은 글자를 입력하면 풀이를 볼 수 있다.
● 워터마크
워드 문서에 배경으로 사용될 그림이나 로고, 기본 문서를 고르는 과정이 편리해졌다.
문서에 배경을 지정하기 위해 텍스트 워터마크를 지정할 수 있다.
● 다중선택
사용자들은 문서상의 여러 문장 또는 단어를 동시에 선택할 수 있으므로 서식 적용 또는 수정 시 소요되는 시간들을 절약할 수 있다.
Ctrl키를 이용하여 문서 내에서 다중선택이 가능해졌다. ●
서식표시 작업창
서식 표시 작업창에서는 문서의 선택한 부분에 사용중인 글꼴, 문단, 여백, 이미지, 도표 속성 등을 보여준다. 사용자들은 쉬운 사용방식으로 사용방법에 대해 고심할 필요도 없이 어느 속성도 쉽게 변경할 수 있다. 또한 문서의 다른 부부의 서식을 비교하거나 다른 서식을 적용시키는 작업도 용이하게 이루어진다.
서식 표시 작업창을 이용하여 문서 내에서 다중선택을 한 후 서식을 한 번에 적용할 수 있다. ●
그리기 캔버스 그리기 캔버스는 문서 내에 그리는 공간(캔버스)을 만들어 주고, 이 공간 내에서 모든 개체는 절대값을 갖도록 해준다. 이로써 문서 내에서 까다로운 위치 수정작업이 생략된다. 또한 캔버스 내에서 Office 아트 스마트 커넥터를 이용하면 모양이 움직일 때나 자동적으로 모양이 변경될 때 그림과의 연결을 계속 유지함으로 골치 아픈 그림 작업 없이 보다 쉽게 도형을 이동시키고 다시 작성할 수 있다.
 그리기 도구 모음에서 도형을 선택하면 그리기 캔버스가 나타나서 도형 그리기에 대한 작업을 도와 준다.
● 변경 내용 추적
문서 작성 시 수정된 부분을 손쉽게 파악할 수 있는 기능으로 변경 내용 추적 기능을 지정하게 되면 문서의 우측 여백에 수정부분이 보이게 된다. 이 기능은 문서의 원본이나 레이아웃에 거슬리지 않는 상태에서 세부적인 수정부분을 보여준다. 이 기능으로 사용자들은 보다 이해하기 쉽게 수정된 부분을 파악할 수 있게 된다.
여러 사람이 검토한 문서를 변경 내용 추적
안에서 검토자를 구분하여 적용할 수 있다.
2. PowerPont 2002 ● 작업창
PowerPoint 2002 에서는 슬라이드 작업을 할 때 자주 사용하는 디자인 작업에 필요한 서식이나 색 구성 그리고 애니메이션 작업 등 필요한 옵션들을 효과적으로 사용할 수 있도록 작업창을 제공하고 있다. 작업창을 이용해서 옵션들을 선택하면 슬라이드 창을 통해 쉽게 결과를 확인할 수 있다.
디자인 서식 작업창을 이용하면 해당하는 디자인 서식을 확인하면서 바로 지정할 수 있다.
● 다중 마스터 하나의 파일 내에서 디자인 서식 별로 한 개 이상의 슬라이드, 제목 마스터를 쉽게 만들 수 있다. 또한 하나의 파일 내에서 각 슬라이드마다의 특징을 살릴 수 있도록 서로 다른 디자인 서식을 적용할 수도 있다.
 여러 슬라이드에 다중 마스터를 적용함으로써 색다른 슬라이드를 구성할 수 있다. ●
자동 레이아웃 맞춤 스마트 태그
어떤 내용이 이미 기존 슬라이드에 삽입되어 있는 경우에 임의의 개체를 삽입했을 때 새롭게 삽입된 개체가 기존에 입력되어 있는 내용과 겹쳐지지 않게 자동으로 들어가도록 해준다. 예를 들어, 글머리 기호 레이아웃으로 작업을 하다가 표를 삽입하게 되면 파워포인트는 텍스트 및 내용 레이아웃으로 자동으로 변경하여 표와 텍스트를 나란히 둔다. 또한 스마트 태그 아이콘을 표시하여 사용자는 자동 레이아웃 실행 취소나 추가 자동 수정 옵션을 사용할 수 있다.
텍스트가 입력된 상태에서 표 개체가 삽입되면 자동으로 레이아웃이 맞춰진다. ● 다이어그램
파워포인트에서 제공하는 다양한 다이어그램을(조직도, 주기형 및 방사형 다이어그램, 피라미드형, 과녁형, 벤 다이어 그램을 포함하여) OLE서버 없이 쉽게 선택해서 좀더 구체적인 내용을 담은 시각적인 프레젠테이션을 만들 수 있다.
다이어 그램 갤러리를 이용하면 다양한 형태의 프레젠테이션을 구성할 수 있다. ● 인쇄
미리 보기
프레젠테이션을 인쇄했을 경우의 모양을 화면을 통해 미리 확인할 수 있다. 사용자는 슬라이드 노트, 슬라이드 및 유인물, 개요보기와 같은 다양한 보기 및 가로, 세로 방향 보기 상환 변환 옵션을 가지고 있다.
미리 보기 화면에서 인쇄 대상이나 화면 배율을 조정할 수 있다. ●
문서 패스워드 암호화
프레젠테이션을 저장할 때 암호를 설정할 수 있다. 열기 암호와 쓰기 암호뿐만 아니라 매크로 바이러스감염을 방지할 수 있도록 보안을 설정할 수도 있다. 또한 다른 사람이 프레젠테이션을 보는 중에도 사용자의 데이터를 보호하도록 문서에 암호를 설정할 수 있다.
보안에 대한 암호와 옵션을 지정할 수 있다. ● 프레젠테이션
방송
PowerPoint 2002는 이전 버전에 비해 웹을 통해 비디오 및 오디오를 포함하는 프리젠테이션을 방송하는데 있어서 발표자나 청중을 위한 많은 향상된 기능을 가지고 있다. 발표자는 보관되어 있는 방송의 전부 또는 일부를 다시 기록하여 실시간으로 방송하는 동안 안전성을 향상할 수 있게 되었다.
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