15일. 데이터시트 보기에서 사용할 수 있는 바로 가기 키

데이터시트에서 필드, 레코드, 화면 등을 이동할 때 여러 가지 방법을 사용할 수 있습니다. 마우스를 이용하는 방법, 레코드 이동 단추를 사용하는 방법, 바로 가기 키를 사용하는 것과 같은 여러 가지 방법을 상황에 따라 적절하게 사용하면 훨씬 수월하게 입력 작업을 할 수 있습니다.

오늘 저에게 온 메일 중에서 이 강좌에서 사용하는 예제 파일에 대한 질문 받았습니다. 현재 액세스 97을 사용하고 있는데 예제 데이터는 액세스 2000으로 올려져 있어서 사용할 수 없다는 내용이었습니다. 제가 여기까지는 미처 생각하지 못했습니다. 액세스 2000은 97버전에서 바로 읽을 수가 없기 때문에 컨버전해서 97용으로 따로 저장해야 합니다. 그래서 이전에 올려놓은 자료도 모두 97용으로 저장한 파일을 추가로 첨부해서 올려 놓았습니다. 현재 액세스 97을 사용하시는 분들도 이제는 다운 받아서 사용하셔도 됩니다. 

앞으로는 2000용과 97용으로 두 가지 형태로 자료실에 올려 놓겠습니다. 오늘 사용할 예제는 13일차에서 작성해 놓은 데이터베이스가 있으신 분은 따로 다운 받으실 필요는 없습니다. 어제 수정한 예제 파일이 없으신 분만 다음 링크된 부분을 눌러서 다운 받으세요

실습 파일 다운로드

● 레코드 이동 단추 사용하기

레코드 이동 단추는 테이블에서나 폼, 보고서 등의 데이터를 관리하는 창에서 동일하게 사용하는 단추입니다. 이들을 사용하면 저장된 데이터 분량이 많은 경우에 일일이 마우스로 클릭하거나 드래그해서 레코드를 선택하는 대신에 빠르고 간편하게 특정 레코드로 이동할 수 있습니다.

① 다운 받은 예제 파일을 더블 클릭하면 액세스가 작동하고 데이터베이스 창이 열립니다. [개인프로필] 테이블을 더블 클릭해서 데이터시트 보기 창을 엽니다.(또는 [개인프로필] 테이블을 선택한 후 [열기] 단추를 눌러도 동일한 결과를 얻을 수 있습니다.)

② 데이터시트 보기 창의 하단을 보면 레코드 이동 단추에 현재 레코드 정보가 나타납니다. 처음, 이전, 현재 위치, 다음, 마지막, 추가 등의 각 단추를 누르면 현재 행을 기준으로 레코드의 위치를 이동할 수 있습니다. 그리고 현재 열려있는 테이블에 저장된 전체 레코드 개수를 표시하기도 합니다.

③ 레코드 이동 단추의 가운데 입력 상자에는 현재 포인터가 놓은 레코드 번호가 나타납니다. 데이터시트 보기를 실행하면 기본으로 첫번째 레코드에 포인터가 위치하게 되므로 ‘1’이 나타나게 됩니다. 이곳에 특정 레코드 번호를 직접 입력하면 [F5]를 눌러서 특정 레코드로 이동하는 것과 동일한 효과를 얻을 수도 있습니다.

● 데이터를 쉽게 입력할 수 있는 바로 가기 키

어제 테이블에 여러 가지 데이터를 입력했던 것을 기억하시죠? 간단하게 한 두개의 레코드만 입력한다면 별문제가 없겠지만 100개, 1000개 입력해야 할 데이터 분량이 많아진다면 어떻게 하면 좀더 시간을 절약하고 간단하게 입력할 수 있을지 생각하게 될 것입니다. 이런 경우에 사용할 수 있는 유용한 바로 가기 키에 대해서 살펴보도록 하겠습니다.

Ctrl + 세미콜론(;)   현재 시스템에 기억된 날짜를 삽입
Ctrl + 콜론(:)   현재 시스템에 기억된 시간을 삽입
Ctrl + Alt + Space Bar   필드에 대한 기본값 삽입
Ctrl + 어퍼스트로피(’)   이전 레코드에서 동일한 위치에 있는 필드 값을 삽입
Ctrl + 더하기 기호(+)   새 레코드 추가
Ctrl + 빼기 기호(-)   현재 포인터가 위치한 레코드 삭제
Shift + Enter   현재 레코드에 수정된 사항을 저장
Space Bar   확인란이나 옵션 단추 값 사이를 전환
Ctrl + Enter   텍스트나 메모 필드에서 새 줄(캐리지 리턴)을 삽입

이와 같은 바로 가기 키를 이용해서 새로운 데이터를 입력해 보세요. 이런 키들은 자주 사용해서 손에 익숙해져야만 제 역할을 해낼 수가 있습니다. ‘백문이 불여일런(Run)이다’라는 말 아시죠? 직접 실습해 보는 것이 가장 기억에 오래 남게 됩니다. 항상 의심이 나면 직접 테스트해서 자기 것으로 만드세요. 제가 지금 거짓말을 하고 있는지도 모르잖아요. 테스트해 보시고 이상한 부분이 있다면 언제든지 저희 사이트(www.officetutor.com)를 방문하셔서 질문 올리시구요. 그럼 오늘도 행복하세요.

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